Turun seutukunnan asiantuntijat ja esimiehet Pro ry
Päivitetty 24.7.2026
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Turun seutukunnan asiantuntijat ja esimiehet Pro ry käsittelee henkilötietoja verkkosivustollaan, tapahtumien järjestämisessä, mökkivarauksissa, uutiskirjeessä, jäsenviestinnässä sekä toimihenkilöitä koskevassa tiedottamisessa.
Ammattiliitto Pro ylläpitää varsinaista jäsenrekisteriä. Tämä seloste ei koske jäsenrekisterin yleistä ylläpitoa, mutta se koskee yhdistyksen omaan jäsenviestintään jäsenrekisteristä saatavia yhteystietoja.
1. REKISTERINPITÄJÄ
Turun seutukunnan asiantuntijat ja esimiehet Pro ry
Osoite:
Puistokatu 18 A 7
20100 Turku
Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö:
Puheenjohtaja Reijo Björkbacka
Sähköposti:
gdpr@tspro.fi
Yhdistykselle ei ole nimetty tietosuojavastaavaa.
2. REKISTERÖIDYT
Henkilötietojen käsittely voi koskea seuraavia henkilöryhmiä:
– yhdistyksen tapahtumiin ilmoittautuvat henkilöt
– tapahtumaan ilmoitetut puolisot, avecit ja muut seuralaiset
– yhdistyksen mökkejä varaavat henkilöt
– tapahtumauutiskirjeen tilaajat
– yhdistyksen jäsenviestinnän vastaanottajat
– yhdistyksen hallituksen jäsenet, toimihenkilöt ja tapahtumien vastuuhenkilöt
– verkkosivuston valtuutetut hallintakäyttäjät
Uutiskirje on suunnattu yhdistyksen jäsenille, mutta sen voi käytännössä tilata myös muu henkilö.
Alaikäisten henkilötietoja ei ole tarkoitus kerätä näissä käsittelyissä.
3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA OIKEUSPERUSTEET
3.1 Tapahtumailmoittautumiset
Tietoja käsitellään tapahtumailmoittautumisten vastaanottamiseen, osallistumisoikeuden tarkistamiseen, tapahtumien järjestämiseen, osallistujaviestintään sekä maksu-, peruutus- ja selvitysasioiden hoitamiseen.
Käsittelyn oikeusperusteet:
– sopimuksen täytäntöönpano tai sopimusta edeltävät toimenpiteet
– yhdistyksen oikeutettu etu järjestää toimintaansa ja viestiä osallistujille
– lakisääteinen velvoite kirjanpitoaineiston osalta
Jäsennumero voi ilmaista ammattiliiton jäsenyyden. Tietoa käsitellään yhdistyksen laillisen toiminnan yhteydessä jäsenyyden ja osallistumisoikeuden tarkistamiseksi asianmukaisin suojatoimin.
Allergia- ja terveydentilaan liittyviä erityistarvetietoja käsitellään vain tapahtuman järjestämiseksi rekisteröidyn vapaaehtoisella ja nimenomaisella suostumuksella.
Jos ilmoittautuja antaa puolisonsa tai seuralaisensa terveystietoja, hänen on varmistettava, että tietojen kohteena oleva henkilö on tutustunut tietosuojaselosteeseen ja antanut nimenomaisen suostumuksensa tietojen välittämiseen ja käsittelyyn.
3.2 Mökkivaraukset
Tietoja käsitellään mökkivarausten vastaanottamiseen ja hallintaan, varaajan jäsenyyden tarkistamiseen, varaukseen liittyvään viestintään sekä maksu-, peruutus- ja selvitysasioiden hoitamiseen.
Käsittely perustuu sopimuksen täytäntöönpanoon, yhdistyksen oikeutettuun etuun sekä kirjanpidon osalta lakisääteiseen velvoitteeseen.
Mökkivarauslomakkeella ei ole tarkoitus kerätä terveystietoja tai muita arkaluonteisia lisätietoja.
3.3 Tilattava tapahtumauutiskirje
Uutiskirjeessä lähetetään sähköpostitse kooste tulevista tapahtumista.
Uutiskirjeen lähettäminen perustuu tilaajan suostumukseen. Tilaus vahvistetaan sähköpostiin lähetettävällä vahvistuslinkillä. Tilauksen voi peruuttaa jokaisen uutiskirjeen lopussa olevasta linkistä.
Viestien avaamista tai linkkien napsauttamista ei seurata.
Uutiskirje muodostetaan automaattisesti verkkosivuston tapahtumia koskevasta RSS-syötteestä ja lähetetään maanantaisin.
3.4 Yhdistyksen jäsenviestintä
Yhdistys käyttää jäsentensä sähköpostiosoitteita yhdistyksen omaa toimintaa koskevaan jäsenviestintään.
Viestintä voi sisältää esimerkiksi:
– yhdistyksen tiedotteita
– kokouskutsuja
– tapahtumatietoja
– yhdistyksen ja Ammattiliitto Pron toimielinten toimintaa koskevaa tietoa
Tietoja ei käytetä ulkopuolisten yhteistyökumppaneiden kaupalliseen mainontaan.
Käsittely perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun hoitaa jäsenyyteen liittyvää tiedottamista ja yhteydenpitoa. Ammattiliiton jäsenyyttä ilmaisevia tietoja käsitellään yhdistyksen laillisen toiminnan yhteydessä asianmukaisin suojatoimin.
3.5 Toimihenkilö- ja yhteyshenkilötietojen julkaiseminen
Yhdistys julkaisee verkkosivustolla hallituksen ja muiden toimihenkilöiden nimiä ja tehtäviä tiedottaakseen yhdistyksen vastuuhenkilöistä ja toiminnasta. Käsittely perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun.
Puheenjohtajan ja tapahtumien vastuuhenkilöiden henkilökohtainen puhelinnumero tai sähköpostiosoite julkaistaan vain henkilön dokumentoidulla suostumuksella.
3.6 Verkkosivuston tekninen ylläpito
Verkkosivuston käytöstä voidaan käsitellä teknisiä lokitietoja palvelun tietoturvan, toimivuuden, väärinkäytösten ehkäisemisen ja häiriöiden selvittämisen vuoksi. Käsittely perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun suojata verkkopalvelunsa.
Sivusto ei nykytilanteessa käytä kävijäanalytiikkaa, mainosevästeitä tai profilointia.
Kirjautumattomille kävijöille ei aseteta evästeitä. WordPressin hallintaan kirjautuneille valtuutetuille käyttäjille asetetaan vain kirjautumisen, istunnonhallinnan, tietoturvan ja käyttöliittymän toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä.
4. REKISTERIIN TALLENNETTAVAT HENKILÖTIEDOT
4.1 Tapahtumailmoittautumiset
Tapahtumailmoittautumisen yhteydessä voidaan käsitellä:
– etu- ja sukunimi
– sähköpostiosoite
– puhelinnumero
– jäsennumero
– tapahtuma- ja ilmoittautumistiedot
– maksu-, peruutus- ja viestintätiedot
– vapaaehtoiset lisätiedot
– osallistuvan puolison tai seuralaisen nimi
– vapaaehtoisesti ilmoitetut allergia- ja terveydentilaan liittyvät erityistarvetiedot
– terveystietojen käsittelyä koskeva suostumusvahvistus
4.2 Mökkivaraukset
Mökkivarauksen yhteydessä voidaan käsitellä:
– jäsennumero
– etu- ja sukunimi
– sähköpostiosoite
– puhelinnumero
– varauksen kohde ja ajankohta
– maksu-, peruutus- ja viestintätiedot
– varaajan antamat vapaaehtoiset lisätiedot
4.3 Tapahtumauutiskirje
Uutiskirjeen tilaajasta käsitellään:
– sähköpostiosoite
– tilauksen tekemisen päivämäärä ja kellonaika
– tilauksen lähde
– vahvistetun tilauksen päivämäärä ja kellonaika
– tieto tilauksen peruuttamisesta
4.4 Jäsenviestintä
Jäsenviestintää varten käsitellään:
– jäsenen ensisijainen sähköpostiosoite
– jäsenen toissijainen sähköpostiosoite
– viestin tekniseen toimittamiseen ja mahdolliseen palautumiseen liittyviä rajattuja tietoja
Viestien avaamista tai linkkien napsautuksia ei seurata järjestelmällisesti.
4.5 Toimihenkilöt
Toimihenkilöistä ja tapahtumien vastuuhenkilöistä voidaan käsitellä:
– nimi
– tehtävä tai rooli
– henkilökohtainen puhelinnumero
– henkilökohtainen sähköpostiosoite
– julkaisemista koskeva suostumus silloin, kun sitä tarvitaan
4.6 Tekniset tiedot
Verkkopalvelun käytön yhteydessä voidaan käsitellä:
– IP-osoite
– käynti- tai kirjautumisajankohta
– pyydetty sivu tai toiminto
– teknisiä selain- ja istuntotietoja
– kirjautuneen käyttäjän välttämättömiä evästetietoja
5. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä osoitteeseen:
gdpr@tspro.fi
Oikeuksien soveltuminen riippuu henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta ja oikeusperusteesta.
Rekisteröidyllä voi olla oikeus:
– saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
– saada pääsy omiin henkilötietoihinsa
– pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
– pyytää tietojensa poistamista
– pyytää käsittelyn rajoittamista
– vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella
– saada suostumukseen tai sopimukseen perustuvat, automaattisesti käsiteltävät tietonsa siirrettävässä muodossa
– peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa
Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.
Uutiskirjeen tilauksen voi peruuttaa jokaisessa uutiskirjeessä olevasta linkistä.
Allergia- ja terveystietojen käsittelyä koskevan suostumuksen voi peruuttaa ottamalla yhteyttä osoitteeseen gdpr@tspro.fi. Peruuttaminen voi vaikuttaa siihen, voidaanko ilmoitettu erityistarve ottaa huomioon tapahtuman järjestelyissä.
Tietojen poistamista koskevaa pyyntöä ei voida toteuttaa siltä osin kuin tietojen säilyttäminen on tarpeen lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi tai oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä henkilötietojen käsittelystä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle.
Lisätiedot:
https://tietosuoja.fi
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötiedot saadaan:
– rekisteröidyltä itseltään verkkolomakkeella, sähköpostitse tai muun yhteydenpidon yhteydessä
– tapahtumaan ilmoittautuneelta henkilöltä hänen ilmoittaessaan osallistuvan puolisonsa tai seuralaisensa nimen
– tapahtumaan ilmoittautuneelta henkilöltä toisen henkilön antaman nimenomaisen suostumuksen perusteella, jos ilmoittautuja välittää tämän allergia- tai erityistarvetietoja
– Ammattiliitto Pron ylläpitämästä jäsenrekisteristä yhdistyksen omaa jäsenviestintää varten
– yhdistyksen päätöksistä sekä toimihenkilöiltä itseltään
– verkkopalvelun ja sähköpostipalvelujen teknisestä toiminnasta
Jäsenen sähköpostiosoitteen pysyvä korjaus tehdään Ammattiliitto Pron jäsenrekisteriin.
7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET JA VASTAANOTTAJAT
Henkilötietoja käsittelevät vain yhdistyksen valtuutetut henkilöt ja yhdistyksen lukuun toimivat palveluntarjoajat siltä osin kuin käsittely on tarpeen.
Palveluntarjoajia voivat olla:
– verkkosivuston ja tietojärjestelmien tekninen ylläpitäjä
– uutiskirjepalvelun tarjoaja
– Suomessa toimiva webhotelli- ja palvelinpalvelun tarjoaja
– pilvi-, tiedostonjako- ja varmuuskopiointipalvelujen tarjoajat
– maksuliikenteen palveluntarjoajat
Allergia- ja erityistarvetietoja voidaan välittää tapahtuman toteuttajalle, ravintolalle tai pitopalvelulle vain siinä laajuudessa kuin tapahtuman turvallinen järjestäminen edellyttää.
Tiedot välitetään ensisijaisesti ilman nimeä. Nimi tai muu tunnistetieto annetaan vain, jos se on välttämätöntä oikean palvelun tai annoksen varmistamiseksi.
Henkilötietoja ei myydä eikä luovuteta ulkopuolisten tahojen omaan suoramarkkinointiin.
8. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAJAT
Tapahtumailmoittautumiset ja mökkivaraukset:
Tietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan tapahtuman tai varauksen järjestämiseen sekä siihen liittyvien maksu-, peruutus-, palautus- ja selvitysasioiden hoitamiseen. Tämän jälkeen ilmoittautuminen tai varaus poistetaan.
Allergia- ja erityistarvetiedot:
Allergia- ja terveydentilaan liittyvät erityistarvetiedot poistetaan viipymättä, kun tapahtuma ja siihen liittyvät käytännön järjestelyt ovat päättyneet.
Uutiskirje:
Uutiskirjeen tilaajan tietoja käsitellään tilauksen voimassaolon ajan. Tilauksen peruuttamisen jälkeen osoitetta ei enää käytetä lähettämiseen. Peruutuksesta voidaan säilyttää rajattu tieto sen varmistamiseksi, ettei uutiskirjettä lähetetä ilman uutta tilausta.
Jäsenviestintä:
Jäsenviestinnän sähköpostiosoitelista päivitetään ja korvataan uudella jäsenrekisteriotteella yleensä noin 4–5 kertaa vuodessa. Teknisiä toimitus- ja palautumistietoja säilytetään vain viestien toimittamisen ja häiriöiden selvittämisen edellyttämän ajan.
Toimihenkilöt:
Hallituksen ja toimihenkilöiden tiedot päivitetään tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä tehtävän päätyttyä. Tapahtuman vastuuhenkilön tiedot poistetaan, kun tapahtuma ja siihen liittyvä yhteydenpito ovat päättyneet.
Tekniset lokitiedot:
Teknisiä lokitietoja säilytetään vain tietoturvan, toimivuuden ja häiriöiden selvittämisen edellyttämän ajan.
Kirjanpitoaineisto:
Kirjanpitoaineistoon sisältyviä tietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan. Tilinpäätös, kirjanpidot ja muu laissa erikseen määritelty aineisto säilytetään vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositteita, liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa ja muuta vastaavaa kirjanpitoaineistoa säilytetään yleensä vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi.
9. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT JA SUOJAAMINEN
Yhdistyksessä tietoja käsittelevät vain tehtäviensä perusteella valtuutetut henkilöt.
Tapahtuma- ja mökkitietoihin on pääsy yhdistyksen valtuutetuilla henkilökohtaisilla verkkosivuston käyttäjätunnuksilla sekä teknisellä ylläpitäjällä.
Ulkopuoliset palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja yhdistyksen lukuun sopimusten ja yhdistyksen antamien ohjeiden mukaisesti.
Henkilötietoja suojataan muun muassa:
– henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla
– salasanoilla ja käytettävissä olevalla monivaiheisella tunnistautumisella
– rajatuilla käyttöoikeuksilla
– teknisellä tietoturvalla ja varmuuskopioinnilla
– salassapitoa ja tietojen poistamista koskevilla ohjeilla
– rajoittamalla ladattavien, tulostettavien ja edelleen välitettävien tietojen määrää
10. TIETOJEN SIIRTÄMINEN EU- TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE
Verkkosivuston ja jäsenviestinnän varsinaiset tiedot sijaitsevat pääosin Suomessa tai EU- ja ETA-alueella.
Uutiskirje-, pilvi-, tiedostonjako- ja varmuuskopiointipalvelujen tuottamiseen voi kuitenkin liittyä henkilötietojen käsittelyä tai rajattua etäkäyttöä EU- tai ETA-alueen ulkopuolella.
Jos henkilötietoja siirretään EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, siirrot toteutetaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Siirtoperusteena käytetään tilanteen mukaan esimerkiksi Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä, Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita sekä tarvittavia täydentäviä suojatoimia.
Lisätietoja siirtoperusteista voi pyytää osoitteesta gdpr@tspro.fi.
11. AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO JA PROFILOINTI
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
Tapahtumauutiskirje muodostetaan ja lähetetään automaattisesti verkkosivuston RSS-syötteen perusteella. Automaattinen lähettäminen ei sisällä henkilöihin kohdistuvaa arviointia tai päätöksentekoa.
SELOSTEEN AJANTASAISUUS
Puheenjohtaja vastaa tietosuojaselosteen ajantasaisuuden seurannasta. Seloste tarkistetaan vähintään kerran vuodessa sekä aina, kun henkilötietojen käsittelyssä tapahtuu olennainen muutos.
